Gestion des ressources humaines, suivi des marchandises, entretien de la relation clientèle… Au sein d’une entreprise, les missions sont nombreuses afin d’assurer son développement et garantir la pérennité de son activité. Ces tâches peuvent s’avérer particulièrement chronophages et demandent de mobiliser du personnel qualifié à temps complet. Dans le but d’optimiser ces processus et ainsi gagner du temps dans la réalisation de ces missions, il est possible d’avoir recours à certains logiciels dédiés. Cela est notamment le cas pour assurer la gestion comptable de l’entreprise. Voici quels sont les avantages d’opter pour un logiciel de facturation.
Définition et fonctionnement d’un logiciel de facturation
Par définition, un logiciel de facturation est un outil numérique permettant d’assurer la bonne gestion comptable d’une entreprise. En effet, il permet d’établir les factures et devis, obtenir des statistiques précises sur le chiffre d’affaires de la structure ou encore d’avoir un suivi des paiements en cours ou non réalisés. Un logiciel de facturation français peut être installé directement sur les équipements de l’entreprise ou être intégré via le réseau afin que tous les collaborateurs puissent y avoir accès simultanément. En tant que professionnel, pour bien choisir son logiciel, il est important de prendre en compte quelques critères tels :
- le coût du logiciel ou de l’abonnement ;
- les fonctionnalités proposées ;
- la disponibilité du service client ;
- le niveau de difficulté de prise en main.
Ce dernier point est le plus important, car, dans le cas où le logiciel s’avèrerait particulièrement complexe, les collaborateurs pourraient avoir du mal à l’utiliser. Ainsi, il faudra prévoir un ou plusieurs de formation pour qu’ils puissent en maîtriser tous les paramètres et fonctionnalités.
Utiliser un logiciel de facturation : quels avantages pour les entreprises ?
Utiliser un logiciel de facturation revêt de nombreux avantages pour les entreprises. D’une réduction des risques d’erreurs à l’obtention d’un suivi et bilan comptable, en passant par un gain de temps, opter pour une telle plateforme est particulièrement recommandé pour toute structure professionnelle.
Limiter les risques d’erreurs
Grâce à cet outil, les entreprises peuvent réaliser les devis et les factures en fonction des données préalablement inscrites dans le logiciel. Ainsi, en fonction des prestations ou des produits achetés et facturés à un client, le logiciel calcule automatiquement le montant dû. Cela permet de réduire considérablement les erreurs de calcul. De plus, toutes les mentions légales apparaissent en bonne et due forme sur le document.
Gagner du temps
Le logiciel de facturation permet par ailleurs de gagner un temps considérable au quotidien. En effet, ce dernier peut générer, selon les paramètres établis, les factures mensuelles et les envoyer automatiquement à vos clients. De plus, il permet de relancer les impayés grâce à la mise en place d’un mail de relance que vous aurez pré-enregistré.
Avoir un suivi de sa trésorerie
Enfin, un tel outil permet d’avoir un suivi en temps réel de sa trésorerie. Il est possible de voir les entrées et les sorties d’argent et ainsi de constater l’état de sa comptabilité. En effet, il est possible de connecter son compte bancaire directement au logiciel afin d’y observer toutes les transactions passées, en cours ou à venir.
